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2. Administrar el tiempo
El tiempo sí alcanza
Una de las quejas más frecuentes de los profesionales de hoy es que el tiempo “no les alcanza para nada”. Usted debe prepararse para enfrentar este problema y pensar que todas las actividades que va a realizar en su nuevo empleo deben apuntar a sus metas y principios personales.
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Por Clickempleo.com
28 de mayo de 2004
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“Claro que sí... No se preocupe, esta misma tarde le entrego el informe” “Bueno listo, mañana te recojo para almorzar”, “¿Hoy a las 10:00? Ok, sin falta asisto a esa reunión”.
Estas frases ilustran la tendencia de las personas a programar una infinidad de actividades para un mismo día, pero cumplir la mitad o menos de lo que prometen. Usted, como candidato, debe desarrollar la capacidad de planificar efectivamente su tiempo, ya que hoy en día ésta es una de las competencias que más solicitan las organizaciones.
“Una persona que maneja bien su tiempo cumple los compromisos que hace porque, para comenzar, no hace más cosas de las que puede cumplir y logra realizar actividades tanto profesionales como personales que le permiten tener una sensación de armonía y equilibrio en su vida”, dice Julián Jordan, gerente de Do it México, organización internacional que se dedica a la consultoría en el tema de efectividad personal y manejo del tiempo.
El tiempo no es posible administrarlo, es igual para todos, es algo objetivo. Todo los días tienen 24 horas, todas las horas tienen 60 minutos y cada minuto tiene 60 segundos, por lo tanto, no hay forma de alargarlo, técnicamente hablando. “El manejo del tiempo es la administración de sí mismo. Al liderarme a mí mismo, logro definir qué debo hacer, qué hago primero, qué segundo y qué de último”, afirma Philip Potdevin, consultor en desarrollo de liderazgo.
De lo anterior se desprende el primer paso para lograr ser productivos: tener claras las metas personales, profesionales y laborales. Para Potdevin, la importancia de liderazgo personal tiene un impacto directo en la productividad, en la eficiencia y, especialmente, en la satisfacción propia. “Entre más productivo soy, —y si lo que hago está de acuerdo con mis valores y mis factores de motivación—, pues estaré cerca a mi felicidad”. |
| ¿Cómo desarrollar una mentalidad de planeación? |
| Existen muchas metodologías, cuadros, sistemas y demás herramientas que, aplicándolas con dedicación, logran generar hábitos positivos en el manejo del tiempo. Sin embargo, a pesar de la variedad, al final todas buscan un mismo objetivo: |
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Priorizar responsabilidades, organizar actividades, según su importancia y urgencia, y , especialmente, reconocer que cada compromiso que se adquiere afectará directamente en la imagen de seriedad y profesionalismo que se quiere proyectar.
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En la medida en que la usted se haga esa reflexión y conecte todas sus funciones a uno o más objetivos y propósitos personales, el manejo del tiempo y la capacidad de planeación serán mucho más fáciles de desarrollar.
Según el libro de Stephen Covey “Primero lo Primero”, la moderna administración del tiempo, para el líder se centra en hacer primero lo importante para la vida, realizar aquellas actividades que le dan sentido al SER, que le ayudan a trascender. En este orden de ideas, las actividades Covey las clasifica de la siguiente manera:
1. Urgentes: las que hay que hacer ya, que son vitales en ese momento.
2. Importantes: las que contribuyen a realizar la misión personal.
3. No urgente: que se pueden dejar para después.
4. No importante: que no están ligadas estrechamente con las metas planeadas en un principio.
Frente a esto, existen cuatro cuadrantes que según Covey toda persona desarrolla sus actividades y se pueden convertir en la mejor herramienta para administrar efectivamente el tiempo: |
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URGENTE |
NO URGENTE |
IMPORTANTE |
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NO IMPORTANTE |
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Cuadrante 1: Lo urgente e importante. Es el cuadrante de las crisis, de los problemas apremiantes, de las tareas que se vencen.
Cuadrante 2: Lo no urgente e importante. Es el cuadrante de la prevención, la planificación, la recreación, de reconocer y aprovechar nuevas y buenas oportunidades.
Cuadrante 3: No importante urgente. Es el cuadrante de las interrupciones, de las reuniones improductivas y no importantes, de las actividades acuciantes.
Cuadrante 4: No urgente, no importante. Es el cuadrante de las trivialidades, de la pérdida del tiempo.
Según Covey, en el primer cuadrante se ubican las personas que dicen no tener tiempo suficiente para llevar a cabo todas sus actividades, lo que quiere decir que no planifican bien su vida. En cambio, las que centran su vida en el cuadrante 2 son personas efectivas que quieren vivir siempre en liderazgo. |
Por otra parte, el sistema que Do it plantea se rige, a grandes rasgos, en 3 principios básicos:
1. Manejar procesionalmente tanto citas como reuniones
Prepárese con anticipación: pregúntese que información va a requerir y quién más tiene que avisar.
Obtenga toda la información que necesita. Asegúrese de tener los datos correctos del lugar y la hora del encuentro.
Puntualidad. La única manera de llegar a tiempo es salir con tiempo.
2. Clasificación de las tareas:
Consiste en clasificar en cinco categorías las actividades o tareas pendientes por realizar:
Actividades tipo A: las tareas que planea realizar hoy y que son vitales para su productividad diaria. Así surjan imprevistos, éstas tienen que evacuarse.
Actividades tipo B: las tareas que son importantes, pero que tienen un límite más amplio de espera.
Actividades de seguimiento: aquellas tareas que usted no realiza, pero que, como su nombre lo indica, les debe hacer seguimiento.
E-mails y llamadas: estas tareas se deben realizar en conjunto a una hora determinada del día. De esta forma, le será más fácil evacuar estas actividades que generalmente quitan mucho tiempo.
3. Conozca dónde está la información:
Lo único que usted va a realizar en su futuro trabajo es manejar información. Nada más.
Así que organícela: escriba todo lo que pasa en el día en un solo lugar. Mantenga carpetas de archivo a la mano y no deje acumular papeles para archivar. Tenga a mano los datos que requiere frecuentemente.
Para Felipe Jordan, las siguientes recomendaciones harán que la metodología o sistema que Do it maneja, sea mucho más efectiva
1. Contar con una herramienta. Una agenda con un planificador diario, en la que haya suficiente espacio para hacer anotaciones, en la que se pueda planear las actividades que se desprenden de las responsabilidades más importantes.
2. Tener sólo 1 herramienta. Suele pasar que, con el afán de tener siempre por escrito las actividades del día, las personas tienden a tener más de una agenda o, usualmente tienden a convertirla en un cuaderno. Por eso, es necesario utilizar una herramienta útil, pero una sola.
3. Usarla. Es muy posible que la agenda se convierta simplemente en un “adorno” más en su escritorio o simplemente en un útil directorio telefónico. Es importante usar la herramienta y hacer que le sea realmente útil.
4. Re-agendar las tareas. Muchas veces pasa que las personas olvidan las actividades que no se pudieron cumplir en el día y no las posponen en su agenda. Esto hace que se queden cada vez más represadas. La clave está en re-agendarlas y cumplirlas al día siguiente, obviamente, si pueden esperar.
5. No planear sólo diariamente. La planeación diaria es muy importante, pero ésta debe corresponder a lo que se quiere hacer en un contexto más amplio, ya sea mensual, trimestral o bimestralmente, dependiendo de cada cual.
Según Aurelio Forero, Gerente de Planeación de Legis S.A., quien participó en una de las capacitaciones que imparte Do it, este sistema plantea lo siguiente: “Si una persona tiene sus metas y propósitos claros en su planeación de vida, será mucho más efectiva. Pero, para lograr dicha efectividad, la eficacia (actitud de autoenfoque y de saber qué es lo verdaderamente importante) y la eficiencia (hacer las tareas metodológica, efectiva y adecuadamente), son herramientas fundamentales. Al final, la persona va a adquirir una mejor mentalidad de planeación y manejo del tiempo”. |
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Sin embargo, es claro que por más que una persona esté constantemente capacitándose en el tema y haya hecho todos los cursos o seminarios posibles, de diferentes empresas o con diversas metodologías, si la transformación interior no se logra, el resultado nunca va a ser el esperado. “No existe la fórmula mágica para aprender a manejar el tiempo. “No es algo que se logre de la noche a la mañana. Requiere una gran dosis de decisión y compromiso”, sostiene Julián Jordan.
Sin importar tener la agenda perfecta, la Palm más sofisticada o el planeador más completo, la persona es la que realmente hace que el tiempo con el que dispone durante toda su vida lo aproveche al máximo. Por ello, si quiere convertirse en un talento clave para la organización a la que ingresará, debe aprender a manejar el tiempo y no dejar que éste lo maneje a usted. |
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